Постановка кадрового учета

Предприятия малого бизнеса могут отказаться от составления некоторых локальных актов, крупные и средние компании себе этого позволить не могут. Сложность учета кадров возникает, если в числе сотрудников имеются инвалиды,  льготники и прочие сотрудники, работающие с особыми условиями труда.

Кто ведет кадровый учет

В зависимости от численности сотрудников руководитель определяет структуру кадровой службы и число сотрудников, занимающихся кадрами. Учет ведется:

• руководителем самостоятельно;
• штатным кадровиком;
• отделом, возглавляемым начальником отдела кадров;
• аутсорсинговой компанией.

Вновь открывшееся предприятие сталкивается с проблемой, как начать вести учет. Если отсутствует штатный сотрудник, сделать это затруднительно. Возникает необходимость предоставлять приказ о приеме руководителя на работу при открытии расчетного счета в банке, заключении договоров поставки и подряда, сдачи отчетности в Пенсионный фонд, принятия на сотрудников на работу.

Чем занимается кадровая служба

В обязанности работника, осуществляющего ведение кадрового делопроизводства, входит:

• составление коллективного договора;
• прием на работу, перевод сотрудников и увольнение;
• составление договоров при приеме на работу;
• увольнение сотрудников;
• составление приказов на отпуск, командировку, премирование, материальную помощь;
• составление штатного расписания;
• ведение воинского учета;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• ведение личных карточек работников;
• составление и сдача персонифицированной отчетности в Пенсионный фонд;
• поиск работников на замещение вакантных должностей.

Коллективный договор составляется при участии администрации предприятия и представителей трудового коллектива. В нем оговариваются условия работы, система премирования и штрафов, прочие вопросы, касающиеся взаимодействия руководителя и подчиненных.

Штатное расписание содержит информацию о количестве штатных единиц организации с указанием окладов по каждой  должности, доплат и примечаний.

При приеме на работу сотрудника составляется трудовой договор, шаблон которого готовит кадровик, он подписывается двумя сторонами: работодателем и работником. Документ оформляется в двух экземплярах, один из которого находится у работодателя, второй – у работника.

В обязанности кадровой службы входит ведение персонифицированного и воинского учета. Количество отчетов в Пенсионный фонд растет год от года, нарушение сроков сдачи влечет административную ответственность в виде штрафа.

Для начисления зарплаты работникам составляется табель учета рабочего времени, в котором содержится информация об отработанном времени, времени отсутствия на рабочем месте с указанием причины.

Помимо бумажной работы, кадровик осуществляет поиск специалистов на замещение вакантных должностей, используя для этого разнообразные способы. Налаживает связь с учебными заведениями, выпускающими студентов по необходимой специализации, дает объявления в средства массовой информации и через Интернет.

Эксперты нашей компании предлагают услугу по ведению кадрового учета, как у действующих организаций, так и у вновь созданных. Наши сотрудники постоянно проходят курсы усовершенствования по кадровому делу, посещают мастер-классы, оформляется  подписка на периодические издания по учету кадров.

Составление штатного расписания

До составления первого приказа о приеме на работу сотрудника необходимо составить штатное расписание, даже если это директор и учредитель в одном лице. Разработан унифицированный бланк по форме Т-3, который не является обязательным для применения. Коммерческие предприятия имеют право разработать форму самостоятельно, либо воспользоваться стандартной Т-3.

Новое штатное расписание составляется по мере увеличения или уменьшения штатных единиц, при сокращении штата изменения вносятся не позже двух месяцев до начала сокращения.

При разработке нужно внести оптимальное количество работников, так как при необходимости принять дополнительного работника придется составлять новый документ, при наличии вакансий работодатель сталкивается с проблемой при сокращении. В его обязанность входит предложить вакантную должность сокращаемому, даже если в ней нет необходимости.

Штатное расписание запрашивают налоговые инспекторы при проверке, ФСС, ПФР, Трудовая инспекция, прокуратура и суд. Работнику, по его требованию, выдается выписка, содержащая информацию о его должности.

Составление трудового договора

При приеме на работу нового сотрудника обязанностью работодателя является составление трудового договора. Договор может быть:

• бессрочным;
• срочным.

При приеме на работу сотрудника оформляется бессрочный трудовой договор. Этот документ требует серьезного подхода, так как при ошибках в заполнении на предприятие налагается штраф, как и на должностное лицо.

Документ должен содержать необходимые реквизиты:

• место и дату составления;
• наименование организации-работодателя и реквизиты, ФИО и паспортные данные сотрудника;
• наименование должности;
• права и обязанности работодателя и работника;
• оклад;
• доплаты и премии;
• особые условия;
• порядок разрешения споров.

Срочный договор заключается в случае замены отсутствующего работника, например, мамы в период ухода за ребенком, либо на выполнение разовой работы. Обязательно указывается причина заключения срочного договора и срок действия.

Компания «БАЗИС» предлагает услуги по постановке и ведению кадрового учета для предприятий и предпринимателей, включая персонифицированный и воинский учет. Мы имеем специальные программы для составления отчетности в ПФР, разработанные бланки кадрового учета, шаблоны трудовых договоров, личных карточек сотрудников.

Стоимость услуги зависит от количества сотрудников, наличия работников с вредными условиями труда и имеющих льготы.