Ведение и оформление кадровой документации

Оформление документов ложится на плечи кадровой службы либо совместителя, в зависимости от выбранной системы. Также кадровую работу ведут аутсорсинговые компании при заключении договора. В обязанности ответственного за кадровое делопроизводство входит составление штатного расписания, прием на работу, кадровое перемещение, увольнение, оформление отпусков и командировок, отстаивание прав компании в суде.

Документы кадрового учета и их классификация

Для ведения кадрового учета существует перечень документации, которая должна присутствовать на предприятии и у предпринимателя. Документы подразделяются на:

• локальные акты;
• штатное расписание;
• трудовые договоры;
• приказы;
• личные дела;
• персонифицированный учет;
• отчетность.

Под локальными кадровыми документами подразумевается документация, применяемая длительное время. Она редко подвергается изменениям. Сюда относятся:

• коллективный договор;
• правила внутреннего распорядка;
• положение об оплате труда;
• положения о командировках;
• прочие локальные акты.

Коллективный договор составляется руководителем при участии представителей трудового коллектива, правила и положения разрабатывает кадровая служба, юридический отдел, отдел труда и заработной платы.

Функции кадровой документации

Штатное расписание представляет собой таблицу с указанием должностей, подразделений компании, наименования должности, оклада, премий и надбавок, примечаний. Документ пересматривается при изменении штата, причем при сокращении исправления вносятся не позднее двух месяцев до начала процесса.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, фиксируются в журнале, с каждым приказом знакомится работник или группа лиц, которых он касается, о чем ставится отметка, роспись и число. Трудовой договор составляется с работником при принятии на работу. В нем содержатся:

• наименование организации (ИП);
• ФИО работника с указанием паспортных данных;
• наименование должности;
• оклад;
• права и обязанности работника;
• права и обязанности работодателя;
• порядок разрешения споров;
• форс-мажор.

При заключении сторонами трудового договора издается приказ о назначении работника на штатную должность, документ подписывается руководителем и дается для ознакомления вновь принятому сотруднику. Трудовой договор является основанием для решения конфликтных ситуаций при невыполнении условий договора одной из сторон.

Личные дела содержат информацию о работнике, включающую:

• копию паспорта;
• копию СНИЛС;
• копию ИНН;
• копию документа об образовании, разрядах;
• трудовой договор (экземпляр работодателя);
• документы о перемещении, поощрении и наказании работников.
• копия военного билета (для граждан, подлежащих призыву);

Дополнительно хранятся прочие документы, касающиеся сотрудника.

Персонифицированный учет ведется по каждому работнику в карточке застрахованного лица, данные необходимы для составления и сдачи отчетности в ПФР. Учет предназначен для упрощения оформления пенсии гражданам, достигшим пенсионного возраста.

Документация по кадрам должна составляться в полном объеме, оформление кадровых документов не должно содержать ошибок, так как отсутствие документации либо ошибки приведут к штрафным санкциям.

Распространенные ошибки и нюансы

От ошибок в работе не застрахован никто. Однако одни легко исправляются, а другие приводят к штрафным санкциям. Здесь приведены часто встречающиеся ошибки по оформлению кадровой документации:

1. Работник не ознакомлен с локальными актами до подписания трудового договора. Это приводит к тому, что к нарушителю трудовой дисциплины невозможно применить наказание. При ознакомлении с коллективным договором, правилами внутреннего распорядка работник должен поставить подпись.
2. Неправомерное оформление срочного договора. В нем должны содержаться причины и срок договора. Причем основания должны соответствовать положениям ТК РФ.
3. Отсутствие личных карточек сотрудников.
4. Деление отпуска на несколько периодов без согласия работника.
5. Внесение записи в трудовую книжку ранее 5 дней при приеме на работу.
6. Несвоевременная выдача трудовой книжки при увольнении либо отсутствие подписи лица в журнале движения трудовых книжек, получившего документ.
7. Отсутствие сургучной печати либо пломбы на журнале ведения трудовых книжек.

Компания «БАЗИС» предлагает услугу по ведению кадровой документации для предприятий и предпринимателей. Гарантируем соблюдение законодательства по труду, сохранение коммерческой тайны и персональных данных.

Оставляйте заявку на нашем сайте, рассмотрим в течение суток.