Ведение кадрового делопроизводства

Персонал подлежит учету и документальному оформлению. При трудоустройстве работник пишет заявление, представляет документы и подписывает трудовой договор. Это находит отражение в кадровом делопроизводстве. Дальнейшие действия с наемными работниками также фиксируются в кадровых документах.

Что такое кадровое делопроизводство

Под кадровым делопроизводством понимается деятельность по отражению движения сотрудников организации с момента приема на работу до прекращения действия трудового договора. При организации работы кадровой службы с нарушениями страдает предприятие и работник. Организацию штрафуют, а работник испытывает трудности при начислении пенсии и пособий. Кадровый учет ведется:

• отделом кадров, возглавляемым начальником;
• специалистом-кадровиком;
• совместителем;
• аутсорсинговой компанией.

Предприятие вправе выбрать способ ведения учета кадров в зависимости от количества работающих, на крупных предприятиях ведением занимается отдел кадров, в среднем и малом бизнесе работает кадровик или обязанности совмещает секретарь или бухгалтер. В последнее время функции кадровой службы нередко передаются аутсорсинговой компании.

Цель и задачи

Предприятие нацелено на грамотное оформление трудовых отношений между работодателем и работником, на избежание конфликтов при приеме и увольнении сотрудника, а так же в процессе работы.

Основная задача работника кадровой службы своевременное и правильное оформление документов:

• при приеме на работу;
• при кадровом перемещении;
• при увольнении.

В задачи кадровика входит разработка методов эффективного взаимодействия работодателя и работника, регламентация прав и обязанностей, четкое указание на разграничение функций в трудовом договоре, разрешение трудовых споров.

Организация процесса

Первым документом, являющимся основанием для набора сотрудников, становится штатное расписание, разрабатываемое отделом кадров либо отделом труда и заработной платы.

Процесс взаимодействия работника и работодателя начинается с приема на работу. При этом подписываются документы:

• трудовой договор;
• приказ о принятии на работу;
• принимается и заполняется трудовая книжка;
• заводится личное дело.

Кадровый работник предлагает вновь принятому сотруднику ознакомиться с локальными актами по персоналу:

• коллективным договором;
• положением об оплате труда;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• положением об отпусках;
• положением о командировках;
• положением о коммерческой тайне.

При необходимости подписывается договор о материальной ответственности (если это положено по занимаемой должности). При перемещении оформляется соответствующий приказ, работник знакомится с ним в обязательном порядке.

Увольнение происходит по разным основаниям: собственное желание, перевод в другую организацию, сокращение, по причине грубых нарушений

дисциплины. Здесь большую роль играет правильное оформление документации, с учетом того, что уволенный может обратиться в прокуратуру, Трудовую инспекцию и суд.

Помимо этого, в обязанности кадровика входит ведение персонифицированного учета застрахованных лиц, составление и передача отчетности в Пенсионный фонд.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

При проверке Трудовой инспекцией и работниками прокуратуры на предприятие и предпринимателя налагаются штрафные санкции:

• на руководителя – от 1 000 до 5 000 рублей;
• на предприятие – 30 000 – 50 000 рублей;
• на предпринимателей - от 1 000 до 5 000 рублей.

Помимо этого, существует возможность приостановления работы организации и предпринимателя до 90 суток. При несвоевременной сдаче сведений в ПФР должностное лицо штрафуется на 500 рублей за каждого застрахованного.

Что входит в услугу ведения кадрового делопроизводства

Компания «БАЗИС» готова оказать услуги по ведению кадров организациям и предпринимателям по составлению:

• штатного расписания;
• коллективного договора;
• положения об оплате труда;
• положения о командировках;
• графика отпусков;
• проекта трудового договора;

Помимо этого, наши специалисты разработают журналы движения трудовых книжек, приказов по кадровому составу, наладят ведение персонифицированного учета и сдачу отчетности в ПФР.

Предлагаем услугу комплексного ведения учета кадров по приему, увольнению, перемещению сотрудников. В этом случае работодателю не нужно содержать в штате кадровика, устанавливать программы для ведения учета и передачи отчетности.

Оформляйте заявку на нашем сайте. Стоимость зависит от выбора комплекса услуг, количества наемных работников. Заявка рассматривается в течение 24 часов.