Восстановление кадрового делопроизводства

Обнаружиться это может при проведении проверки контролирующими органами либо руководителем предприятия. Чем быстрее начать процедуру восстановления, тем более безболезненной она окажется, и удастся избежать санкций.

Когда требуется восстановить кадровое делопроизводство

Восстановление кадрового учета требуется в случае утери документов или обнаруженных нарушениях в оформлении. Причинами могут быть:

• отсутствие сотрудника кадровой службы;
• халатное отношение либо некомпетентность кадровика;
• покупка нового бизнеса;
• трудовые споры;
• форс-мажор.

Вновь созданная компания не сразу организовывает работу кадровой службы, приказы составляют случайные люди. Негласно обязанности возлагаются на бухгалтера либо иного офисного работника, зарплата начисляется без табеля учета рабочего времени, отсутствует штатное расписание  и трудовые договоры. Это приводит к тому, что кадровый учет запущен и требует восстановления.

Вторая ситуация, которая потребует восстановить кадровый учет, это некомпетентность сотрудника, либо безответственное отношение к служебным обязанностям. Документы, если и имеются в наличии, то оформлены без соблюдения норм законодательства, имеют ошибки и исправления.

При покупке предприятия как единого комплекса выявляется отсутствие документов или некорректное заполнение. Новому собственнику приходится восстанавливать кадровый учет, лучшим решением станет обращение в аутсорсинговую компанию.

Когда работник считает, что ущемлен в правах  при исполнении трудовых обязанностей, он обращается в трудовую инспекцию и в прокуратуру. Начинается проверка, и выясняется, что имеются недостатки в оформлении документов. Исправить в данном случае документы сложно, ведь работник не будет расписываться на исправленных. Но ситуация заставляет задуматься, как обстоят дела в кадровом учете в общем.

К форс-мажорным обстоятельствам относится пожар, при котором сгорела часть документов, либо они повреждены полностью. Восстановить документы придется, их отсутствие повлечет за собой штраф.

Сигналом того, что учет следует восстанавливать, послужит извещение из Пенсионного фонда о непредставлении отчетности по персонифицированному учету, что повлечет штрафы в сумме 500 рублей за одно застрахованное лицо.

Как происходит восстановление кадрового учета

Компания «БАЗИС» разработала методику, по которой восстановление кадрового учет проходит быстро и эффективно. Этапы:

• проведение аудита кадровых документов;
• составление перечня отсутствующих;
• проведение восстановления.

Опираясь на законодательные акты, прежде всего, Трудовой Кодекс, составляется список документации, которая должна присутствовать в каждой компании. В него входят:

1. Штатное расписание;
2. Трудовые договоры;
3. Личные дела сотрудников;
4. Приказы по личному составу;
5. Трудовые книжки;
6. Журнал движения трудовых книжек;
7. Документы по воинскому учету;
8. Документы по персонифицированному учету;
9. Отчетность.

Во время проведения аудита проверяется наличие всей вышеперечисленной документации. При ее отсутствии составляется акт, в котором указываются документы, которые требуется восстановить по причине утери, либо некорректного оформления.

Прежде всего, восстанавливается штатное расписание, если оно отсутствует. Его можно восстановить по начисленной зарплате, сведения о которой находятся в бухгалтерии. Один экземпляр трудового договора может находиться у сотрудников, с которыми проводят беседу. Если документы не составлялись вовсе, следует распечатать новые и собрать подписи работников. Труднее будет с уволенными, так как кадровые документы должны храниться на предприятии. В случае проведения проверки их придется предъявить.

Личные дела сотрудников заводятся на каждого. В них  содержатся:

• ксерокопии паспорта, СНИЛС, ИНН;
• фотография;
• трудовой договор;
• ксерокопия документа об образовании;
• ксерокопии приказов о принятии на работу, перемещении, увольнении;
• справки и прочие документы, подтверждающие право на льготы.

Приказы по кадровому составу хранятся в отдельной папке, при их отсутствии требуется восстановление. Сложность заключается в том, что, помимо подписи руководителя, должна присутствовать запись «с приказом ознакомлен» с подписью сотрудника.

Трудовые книжки хранятся у работодателя, а записи об их приеме и движении содержатся в Журнале движения трудовых книжек. При поступлении на работу вновь принятому сотруднику выдается расписка о принятии документа, в то же время, сотрудник, при необходимости получить трудовую книжку, пишет заявление, в котором указывается причина и срок возврата.

Ведение воинского учета является обязанностью предприятия. Отчетность составляется на мужчин, подлежащих воинскому призыву, не уволенных в запас, и женщинам, имеющим учетные специальности.

Пенсионный фонд постоянно требует составление отчетов по персонифицированному учету застрахованных лиц. Отсутствие отчетности приведет к штрафам. Если она не сдавалась, ее придется составить и сдать.

Наша компания предлагает услугу по восстановлению кадрового учета, как в полном объеме, так и по отдельным направлениям, таким как проведение аудита документации, составление отчетов в ПФР по персонифицированному учету, составление проектов трудового договора, восстановление личных карточек. Отдельно возможно заказать изучение материалов проверки Трудовой инспекции с целью составления плана мероприятий по устранению недостатков, консультации по ведению кадровой документации.

Стоимость зависит от количества документации, требующей  восстановления, срока, набора услуг по восстановлению и пожеланий клиента. Срок рассмотрения заявки 24 часа.